Dokumente für Bootskauf und Auslandsregistrierung apostillieren

Jedes Dokument zunächst einzeln bestimmen

Bevor Sie an Apostillen denken, erstellen Sie eine Bestandsaufnahme des Dossiers. Die häufigsten Dokumente bei Kauf oder Registrierung eines US-amerikanischen Boots sind:

• Deletion Letter oder beglaubigte Bundesausfertigung: Nachweis, dass das Boot aus dem US-Bundesregister gelöscht wurde (ausgestellt vom National Vessel Documentation Center, NVDC).
• Staatlicher Titel oder Registrierung: für Boote, die nie auf Bundesebene dokumentiert waren oder nur beim Bundesstaat registriert wurden.
• Notariell beglaubigter privater Bill of Sale: der Kaufvertrag zwischen den Parteien, vor einem Notar unterschrieben.
• Freigabe einer Hypothek oder Belastung (satisfaction of mortgage/lien): Dokument, das bestätigt, dass keine eingetragene Schuld mehr auf dem Boot lastet.
• Vollmachten und Unternehmensnachweise der unterzeichnenden Person: Handelt die unterschreibende Person im Namen eines Unternehmens oder aufgrund einer Vollmacht, kann das empfangende Register einen Nachweis dieser Vertretungsbefugnis verlangen.

Wo wird jedes Dokument apostilliert?

Hier entstehen die meisten Missverständnisse, denn dasselbe Dossier kann Bestandteile auf drei unterschiedlichen behördlichen Ebenen enthalten:

• Ein Original oder ein beglaubigtes, vom NVDC ausgestelltes Dokument (wie der Deletion Letter) ist ein Bundesdokument, dessen Apostille vom U.S. Department of State ausgestellt wird, nicht von einem Bundesstaat.
• Ein von der Landesbehörde beglaubigter Titel oder eine Registrierung (etwa das Kraftfahrzeugamt oder die entsprechende Behörde eines Bundesstaats) folgt dem Apostille-Weg dieses Bundesstaats.
• Ein vor einem Notar unterschriebener Bill of Sale wird in dem Bundesstaat apostilliert, in dem dieser Notar aktuell bestallt ist, unabhängig davon, wo sich das Boot physisch befindet. Das Bundesformular CG-1340 als Vorlage für den Bill of Sale zu verwenden, macht daraus nicht automatisch ein Bundesdokument für die Apostille: Es bleibt seinem Wesen nach ein privates, durch eine staatliche notarielle Beglaubigung authentifiziertes Dokument.

Praxisbeispiel: Ein Käufer legt einen Bill of Sale im Format CG-1340 vor, unterschrieben und notariell beglaubigt in Florida, zusammen mit einem Deletion Letter des NVDC. Der Bill of Sale wird in Florida apostilliert (Landesweg, über die Unterschrift des Notars); der Deletion Letter wird auf Bundesebene apostilliert. Es handelt sich um zwei getrennte Vorgänge bei zwei unterschiedlichen Behörden, obwohl beide Dokumente dasselbe Boot betreffen.

Den Bill of Sale von Anfang an richtig vorbereiten

Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob Folgendes exakt übereinstimmt: der vollständige Name von Käufer und Verkäufer, die Official Number oder die Hull Identification Number (HIN) des Boots, die Eigentumsanteile bei mehreren Eigentümern, und die Funktion, in der jede Partei unterschreibt (persönlich, als Unternehmensvertreter oder aufgrund einer Vollmacht). Vervollständigen Sie die notarielle Bestätigung im selben Termin wie die Unterschrift und ändern Sie das Dokument nach Unterschrift und notarieller Beglaubigung nicht mehr: Jede spätere Änderung kann sowohl die Notarisierung als auch eine bereits erhaltene Apostille ungültig machen.

Empfohlene Reihenfolge für das vollständige Dossier

1. Stellen Sie den aktuellen Status des Boots fest: gültiger Titel oder gültige Registrierung, und prüfen Sie, ob eine aktive Bundesdokumentation oder eingetragene Belastungen bestehen.
2. Beantragen Sie, sofern zutreffend, den Deletion Letter beim NVDC, bevor Sie mit der ausländischen Registrierung fortfahren, da viele Länder ihn verlangen, um eine doppelte Registrierung zu vermeiden.
3. Bereiten Sie den Bill of Sale vor und unterschreiben Sie ihn mit der entsprechenden notariellen Beglaubigung, wobei Sie die Identifikationsdaten des Boots überprüfen.
4. Holen Sie, falls zutreffend, die Freigabe einer eingetragenen Hypothek oder Belastung ein.
5. Bestimmen Sie den Apostille-Weg jedes Dokuments (Bund oder Bundesstaat) und beantragen Sie ihn bei der jeweils zuständigen Behörde.
6. Übersetzen Sie nur, was das empfangende Register verlangt, und reichen Sie das vollständige Dossier ein, ohne bereits apostillierte Dokumente zu verändern.

Was die Apostille nicht bestätigt

Die Apostille beweist kein Eigentum, bescheinigt keine Seetüchtigkeit, bestätigt keine Steuerzahlung und garantiert nicht die Lastenfreiheit des Boots. Sie authentifiziert lediglich den Ursprung der Unterschrift oder des im apostillierten Dokument angegebenen amtlichen Siegels. Verlangt das ausländische Register den Nachweis, dass das Boot schuldenfrei ist, stammt diese Bestätigung aus den entsprechenden Titeln, Registereinträgen und Belastungsfreigaben, nicht aus der Apostille selbst.

Häufige Fehler bei dieser Art von Dossier

• Annehmen, alle Dokumente des Boots würden am selben Ort apostilliert.
• Das originale Bundesdokument des NVDC notariell beglaubigen lassen, in der Annahme, dies erleichtere die Apostille; das Bundesdokument folgt seinem eigenen Weg, ohne zwischengeschaltete staatliche Notarisierung.
• Einen Bill of Sale mit Identifikationsdaten des Boots (HIN oder Official Number) vorlegen, die nicht exakt mit dem Titel oder der Registrierung übereinstimmen.
• Die Freigabe einer Belastung vergessen, wenn eine Hypothek eingetragen war, selbst wenn sie bereits informell beglichen wurde.