Was ist eine Apostille und wann brauchen Sie eine?

Wann ist eine Apostille erforderlich?

Eine Apostille ist in der Regel erforderlich, wenn ein in den USA ausgestelltes Dokument im Ausland bei einer Behörde, einem Gericht, einer Universität, einem Arbeitgeber, einer Bank, einem Notar oder einer anderen Stelle vorgelegt werden muss. Sie ersetzt die längere Kette aus Botschafts- und Konsularbeglaubigungen, die Länder vor dem Haager Apostille-Übereinkommen brauchten.

Eine Apostille ist jedoch nicht automatisch bei jeder internationalen Verwendung eines Dokuments notwendig. Je nach Empfangsstelle wird das Dokument möglicherweise ohne Apostille akzeptiert, ist stattdessen eine konsularische Legalisation nötig, wird eine aktuellere beglaubigte Kopie verlangt, oder zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung gefordert. Holen Sie nach Möglichkeit die schriftlichen Anforderungen der Empfangsstelle ein, bevor Sie beginnen.

In welchen Ländern wird die Apostille verwendet?

Die Apostille wird in der Regel verwendet, wenn sowohl das Ausstellungsland als auch das Land, in dem das Dokument vorgelegt wird, Vertragsparteien des Haager Apostille-Übereinkommens von 1961 sind und das Übereinkommen zwischen ihnen in Kraft ist. Gehört das Zielland nicht dazu, ist in der Regel eine konsularische Legalisation anstelle einer Apostille erforderlich.

Der genaue Weg hängt von mehr als der bloßen Mitgliedschaft im Übereinkommen ab: davon, wo das Dokument ausgestellt wurde, ob es sich um ein bundesstaatliches oder föderales Dokument handelt, um welchen Dokumententyp es sich handelt, und von den spezifischen Anforderungen der Empfangsstelle. Prüfen Sie die aktuelle Teilnahme und die Anforderungen, bevor Sie ein Dokument einreichen, da sich beides ändern kann.

Welche Dokumente können apostilliert werden?

Viele öffentliche Urkunden können apostilliert werden. Bestimmte privat unterzeichnete Dokumente (etwa Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen und Einwilligungen) können ebenfalls infrage kommen, sobald sie ordnungsgemäß notariell beglaubigt wurden. Häufige Beispiele:

• Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden
• Vollmachten und eidesstattliche Erklärungen
• Diplome, Abschlüsse und Leistungsnachweise
• FBI-Führungszeugnisse und bundesstaatliche Führungszeugnisse
• Unternehmensdokumente und Bescheinigungen über den rechtlichen Bestand
• Ursprungszeugnisse und andere Exportdokumente

Die genaue geforderte Version ist ebenso wichtig wie der Dokumententyp. Eine Geburtsurkunde muss meist eine berechtigte beglaubigte Kopie sein, keine einfache Fotokopie: viele Bundesstaaten untersagen es Notaren, Kopien bestimmter Personenstandsurkunden zu beglaubigen. Bei einem Diplom kann die notariell beglaubigte Unterschrift des Immatrikulationsamts nötig sein, nicht nur das Diplom selbst. Klären Sie das geforderte Format vorab mit der ausstellenden oder empfangenden Stelle.

Ist eine Apostille dasselbe wie eine notarielle Beglaubigung?

Nein, das sind zwei getrennte Schritte. Ein Notar bestätigt eine Unterschrift, nimmt eine eidesstattliche Erklärung ab oder beglaubigt eine Kopie, je nachdem, was das Recht des jeweiligen Bundesstaats erlaubt. Die Apostille wird anschließend von einer dafür bestimmten Behörde ausgestellt und bestätigt die Unterschrift und amtliche Eigenschaft des Notars selbst, nicht den Inhalt der zugrunde liegenden Urkunde.

Manche privat unterzeichneten Dokumente müssen zuerst notariell beglaubigt werden, damit es eine Notarunterschrift gibt, die die Apostille bestätigen kann. Dokumente, die bereits direkt von einer Behörde ausgestellt werden (etwa eine beglaubigte Geburtsurkunde), sollten in der Regel nicht erneut notariell beglaubigt werden; hier bestätigt die Apostille stattdessen die Unterschrift der ausstellenden Stelle. Ein Notar stellt keine Apostillen aus.

Wer stellt Apostillen in den USA aus?

Die zuständige Stelle hängt davon ab, ob es sich um ein bundesstaatliches oder ein föderales Dokument handelt.

Von einem Bundesstaat ausgestellte Dokumente sowie nach dem Recht eines Bundesstaats notariell beglaubigte Dokumente werden von der zuständigen Stelle dieses Bundesstaats apostilliert, meist dem Secretary of State oder einer vergleichbaren Behörde. Ein in Florida beglaubigtes Dokument folgt dem Verfahren Floridas; eines aus New York dem Verfahren New Yorks.

Bestimmte föderale Dokumente (darunter FBI-Führungszeugnisse und andere von Bundesbehörden ausgestellte Unterlagen) werden stattdessen über das U.S. Department of State bearbeitet. Ein bundesstaatliches Dokument an die föderale Stelle zu senden, oder umgekehrt, gehört zu den häufigsten Ursachen für Ablehnung und Verzögerung.

Was die Apostille NICHT bestätigt

Die Apostille bestätigt nicht, dass die Angaben im Dokument wahr sind, bewertet nicht dessen rechtliche Wirkung und garantiert nicht, dass die Empfangsstelle das Dokument akzeptiert. Die Empfangsstelle kann weiterhin ein aktuelleres Ausstellungsdatum, eine bestimmte Art beglaubigter Kopie, eine beglaubigte Übersetzung oder weitere Nachweise verlangen. Ob ein Dokument apostillefähig ist und ob es das richtige Dokument für Ihr Anliegen ist, sind nicht immer dieselbe Frage; beides zu klären lohnt sich.

Verfällt eine Apostille?

Das Apostille-Zertifikat selbst trägt in der Regel kein allgemeines Verfallsdatum. Was in der Praxis „verfallen" kann, ist die Aktualität des zugrunde liegenden Dokuments für einen bestimmten Zweck: Viele Konsulate, Gerichte und Universitäten verlangen, dass eine Geburtsurkunde, ein Führungszeugnis oder eine Bescheinigung über den rechtlichen Bestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurde, mitunter nur drei bis sechs Monate. Klären Sie die Aktualitätsanforderung der Empfangsstelle, bevor Sie das Dokument oder die Apostille beantragen, nicht danach.

Muss eine Apostille übersetzt werden?

Apostille und Übersetzung erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Die Apostille bestätigt die Unterschrift und die Autorität hinter dem Dokument, während die Übersetzung der Empfangsstelle ermöglicht, das Dokument tatsächlich zu verstehen. Je nach Land und Verfahren benötigen Sie eine beglaubigte oder vereidigte Übersetzung des zugrunde liegenden Dokuments, des Apostille-Zertifikats selbst oder beider. Ob zuerst übersetzt oder zuerst apostilliert wird, ist je nach Zielland unterschiedlich. Klären Sie die geforderte Reihenfolge mit der Empfangsstelle, bevor Sie für eine der beiden Leistungen bezahlen.