¿Qué es una apostilla y cuándo la necesita?

Una apostilla es un certificado emitido por una autoridad gubernamental designada que autentica un documento público para presentarlo en otro país. No cambia el contenido del documento ni certifica que lo que dice sea verdadero: verifica la firma, la calidad oficial de quien lo firmó y, cuando corresponde, el sello o estampilla que aparece en él.

Integramerica coordina apostillas estatales y federales para clientes en todo Estados Unidos y en el exterior. Envíenos una foto o escaneo de su documento y el país donde se usará; la evaluación inicial no tiene costo.

¿Cuándo se necesita una apostilla?

Normalmente se necesita una apostilla cuando un documento emitido en Estados Unidos debe presentarse ante una agencia gubernamental, un tribunal, una universidad, un empleador, un banco, un notario u otra institución en el exterior. Reemplaza la cadena más larga de autenticaciones consulares y de embajada que los países usaban antes de estar conectados por el Convenio de la Apostilla.

Sin embargo, la apostilla no es automáticamente necesaria para todo uso internacional de un documento. Según la institución receptora, puede ocurrir que el documento se acepte tal como está, que corresponda legalización consular en su lugar, que se exija una copia certificada más reciente, o que además se requiera una traducción certificada. Siempre que sea posible, obtenga los requisitos por escrito de la autoridad receptora antes de comenzar.

¿En qué países se usa la apostilla?

La apostilla se usa generalmente cuando tanto el país que emitió el documento como el país donde se presentará participan en el Convenio de La Haya de 1961 sobre la Apostilla, y el convenio está vigente entre ambos. Si el país de destino no participa, el documento generalmente necesita legalización consular en lugar de apostilla.

La ruta exacta depende de varios factores además de la simple pertenencia al convenio: dónde se emitió el documento, si es un documento estatal o federal, el tipo de documento, y los requisitos específicos de la institución receptora. Confirme la participación vigente y los requisitos antes de presentar cualquier documento, porque pueden cambiar.

¿Qué documentos se pueden apostillar?

Muchos documentos públicos se pueden apostillar. Ciertos documentos privados, como poderes notariales, declaraciones juradas y autorizaciones, también pueden calificar una vez que se notarizan correctamente. Los más comunes incluyen:

• Actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción
• Poderes notariales y declaraciones juradas
• Diplomas, títulos y certificados de notas
• Antecedentes del FBI y antecedentes estatales
• Documentos corporativos y certificados de vigencia
• Certificados de origen y otros documentos de exportación

La versión exacta que se exige importa tanto como el tipo de documento. Un acta de nacimiento normalmente debe ser una copia certificada elegible, no una fotocopia simple; muchos estados restringen que un notario certifique copias de ciertos registros civiles. Un diploma puede necesitar la firma notarizada del registrador de la universidad en lugar del diploma mismo. Confirme el formato exigido con la autoridad emisora o receptora antes de solicitar cualquier documento.

¿Es lo mismo una apostilla que una notarización?

No: son dos pasos distintos. Un notario verifica una firma, toma un juramento o certifica una copia, según lo que permita la ley del estado. La apostilla se emite después, por una autoridad gubernamental designada, y autentica la firma y la calidad oficial del propio notario, no el contenido del documento subyacente.

Algunos documentos firmados de forma privada deben notarizarse primero, para que exista la firma de un notario que la apostilla pueda autenticar. Los documentos que ya emite directamente una oficina de gobierno, como un acta de nacimiento certificada, generalmente no deben notarizarse de nuevo; en ese caso, la apostilla autentica la firma de la oficina emisora. Un notario público no emite apostillas.

¿Quién emite las apostillas en Estados Unidos?

La oficina correcta depende de si el documento es estatal o federal.

Los documentos emitidos por un estado, y los notarizados bajo la ley de un estado, los apostilla la autoridad designada de ese estado: generalmente la Secretaría de Estado u oficina equivalente. Un documento notarizado en Florida sigue el proceso de Florida; uno notarizado en Nueva York sigue el de Nueva York.

Ciertos documentos federales, incluidos los antecedentes del FBI y otros registros emitidos por agencias federales, se tramitan en cambio a través del Departamento de Estado de EE.UU. Enviar un documento estatal a la oficina federal, o uno federal a una oficina estatal, es una de las causas más comunes de rechazo y demora.

Lo que la apostilla NO hace

La apostilla no certifica que lo que dice el documento sea verdadero, no valida su efecto legal, ni garantiza que la autoridad receptora vaya a aceptarlo. El receptor todavía puede exigir una fecha de emisión más reciente, un tipo específico de copia certificada, una traducción certificada, u otros documentos de respaldo. Que un documento sea apostillable y que sea el documento correcto para lo que usted necesita no son siempre la misma pregunta; vale la pena confirmar ambas cosas.

¿La apostilla vence?

El certificado de apostilla en sí generalmente no tiene una fecha de vencimiento universal. Lo que sí puede "vencer", en la práctica, es la utilidad del documento subyacente para un trámite específico: muchos consulados, tribunales y universidades piden que un acta de nacimiento, un antecedente penal o un certificado de vigencia se haya emitido dentro de un plazo reciente, a veces tan corto como tres a seis meses. Confirme el requisito de vigencia de la autoridad receptora antes de solicitar el documento o la apostilla, no después.

¿La apostilla necesita traducción?

La apostilla y la traducción cumplen funciones distintas: la apostilla autentica la firma y la autoridad detrás del documento, mientras que la traducción permite que la institución receptora realmente lo entienda. Según el país y el trámite, puede necesitar una traducción certificada o jurada del documento subyacente, del certificado de apostilla mismo, o de ambos, y si se traduce antes o después de apostillar varía según el destino. Confirme el orden exigido con la institución receptora antes de pagar por cualquiera de los dos servicios.