O que é uma apostila e quando você precisa de uma?

Quando uma apostila é necessária?

Uma apostila é normalmente necessária quando um documento emitido nos Estados Unidos precisa ser apresentado a um órgão governamental, tribunal, universidade, empregador, banco, cartório ou outra instituição no exterior. Ela substitui a cadeia mais longa de autenticações consulares e de embaixada que os países usavam antes de estarem ligados pela Convenção da Apostila de Haia.

No entanto, a apostila não é automaticamente exigida para todo uso internacional de um documento. Dependendo da instituição receptora, o documento pode ser aceito como está, pode ser exigida legalização consular em vez disso, uma cópia certificada mais recente, ou ainda uma tradução certificada além da apostila. Sempre que possível, obtenha os requisitos por escrito da autoridade receptora antes de começar.

Em quais países a apostila é usada?

A apostila é geralmente usada quando tanto o país que emitiu o documento quanto o país onde ele será apresentado participam da Convenção de Haia de 1961 sobre a Apostila, e a Convenção está em vigor entre eles. Se o país de destino não participa, o documento geralmente precisa de legalização consular em vez de apostila.

A via exata depende de vários fatores além da simples participação na Convenção: onde o documento foi emitido, se é um documento estadual ou federal, o tipo de documento, e os requisitos específicos da instituição receptora. Confirme a participação vigente e os requisitos antes de apresentar qualquer documento, pois podem mudar.

Quais documentos podem ser apostilados?

Muitos documentos públicos podem ser apostilados. Alguns documentos assinados de forma particular, como procurações, declarações juramentadas e autorizações, também podem se qualificar depois de devidamente notarizados. Exemplos comuns:

• Certidões de nascimento, casamento, divórcio e óbito
• Procurações e declarações juramentadas
• Diplomas, títulos e históricos escolares
• Antecedentes do FBI e antecedentes estaduais
• Documentos corporativos e certidões de regularidade
• Certificados de origem e outros documentos de exportação

A versão exata exigida importa tanto quanto o tipo de documento. Uma certidão de nascimento geralmente precisa ser uma cópia certificada elegível, não uma fotocópia simples, pois muitos estados proíbem que um cartório certifique cópias de determinados registros civis. Um diploma pode precisar da assinatura notarizada do setor de registros acadêmicos em vez do diploma em si. Confirme o formato exigido com a autoridade emissora ou receptora antes de solicitar qualquer documento.

Apostila é o mesmo que reconhecimento notarial?

Não: são duas etapas distintas. Um tabelião verifica uma assinatura, colhe um juramento ou certifica uma cópia, conforme o que a lei do estado permitir. A apostila é emitida depois, por uma autoridade governamental designada, e autentica a assinatura e a qualidade oficial do próprio tabelião, não o conteúdo do documento subjacente.

Alguns documentos assinados de forma particular precisam ser notarizados primeiro, para que exista uma assinatura de tabelião que a apostila possa autenticar. Documentos já emitidos diretamente por um órgão público, como uma certidão de nascimento certificada, geralmente não devem ser notarizados novamente; nesse caso, a apostila autentica a assinatura do órgão emissor. Um tabelião não emite apostilas.

Quem emite apostilas nos Estados Unidos?

O órgão correto depende de o documento ser estadual ou federal.

Documentos emitidos por um estado, e documentos notarizados sob a lei de um estado, são apostilados pela autoridade designada daquele estado, geralmente o Secretary of State ou órgão equivalente. Um documento notarizado na Flórida segue o processo da Flórida; um notarizado em Nova York segue o de Nova York.

Certos documentos federais, incluindo antecedentes do FBI e outros registros emitidos por agências federais, são tratados, em vez disso, pelo Departamento de Estado dos EUA. Enviar um documento estadual ao órgão federal, ou um federal a um órgão estadual, é uma das causas mais comuns de rejeição e atraso.

O que a apostila NÃO faz

A apostila não certifica que as informações do documento são verdadeiras, não valida seu efeito legal, nem garante que a autoridade receptora vá aceitá-lo. O receptor ainda pode exigir uma data de emissão mais recente, um tipo específico de cópia certificada, uma tradução certificada, ou outros documentos de apoio. Se um documento é apostilável e se é o documento correto para o que você precisa nem sempre são a mesma pergunta; vale a pena confirmar as duas coisas.

A apostila vence?

O certificado de apostila em si geralmente não tem uma data de validade universal. O que pode, na prática, "vencer" é a utilidade do documento subjacente para um propósito específico: muitos consulados, tribunais e universidades exigem que uma certidão de nascimento, antecedente criminal ou certidão de regularidade tenha sido emitida dentro de um prazo recente, às vezes tão curto quanto três a seis meses. Confirme a exigência de atualidade da autoridade receptora antes de solicitar o documento ou a apostila, não depois.

A apostila precisa ser traduzida?

A apostila e a tradução cumprem funções diferentes: a apostila autentica a assinatura e a autoridade por trás do documento, enquanto a tradução permite que a instituição receptora realmente o compreenda. Dependendo do país e do trâmite, você pode precisar de uma tradução certificada ou juramentada do documento subjacente, do próprio certificado de apostila, ou de ambos, e se a tradução vem antes ou depois da apostila varia conforme o destino. Confirme a ordem exigida com a instituição receptora antes de pagar por qualquer um dos dois serviços.