Что такое апостиль и когда он нужен?

Апостиль представляет собой удостоверение, которое выдаёт уполномоченный государственный орган для подтверждения подлинности публичного документа при его использовании в другой стране. Он не меняет содержание документа и не подтверждает, что изложенные в нём сведения достоверны: он подтверждает подлинность подписи, официальный статус подписавшего лица и, при наличии, печать или штамп на документе.

Integramerica координирует получение апостилей штата и федерального уровня для клиентов по всей территории США и за рубежом. Пришлите нам фото или скан документа и укажите страну, где он будет использоваться: первичная проверка бесплатна.

Когда нужен апостиль?

Апостиль обычно требуется, когда документ, выданный в США, необходимо предъявить государственному органу, суду, университету, работодателю, банку, нотариусу или другой организации за рубежом. Он заменяет более длинную цепочку консульских и посольских удостоверений, которую страны использовали до вступления в силу Гаагской конвенции об апостиле между ними.

Однако апостиль требуется не автоматически для любого международного использования документа. В зависимости от принимающей организации документ может быть принят без апостиля, вместо него может потребоваться консульская легализация, более свежая заверенная копия, а иногда ещё и заверенный перевод. По возможности заранее получите письменные требования от принимающего органа.

В каких странах признают апостиль?

Апостиль обычно применяется, когда и страна, выдавшая документ, и страна, где он будет предъявлен, являются участницами Гаагской конвенции 1961 года об апостиле, и Конвенция действует между ними. Если страна назначения не участвует в Конвенции, документу, как правило, требуется консульская легализация вместо апостиля.

Точный порядок зависит не только от факта участия в Конвенции, но и от того, где выдан документ, является ли он документом штата или федеральным, от типа документа и конкретных требований принимающей организации. Уточняйте актуальное участие страны в Конвенции и требования перед подачей документа, поскольку они могут меняться.

Какие документы можно апостилировать?

Апостилировать можно многие публичные документы. Некоторые документы, подписанные в частном порядке (например, доверенности, аффидевиты и согласия), также могут подойти после надлежащего нотариального удостоверения. Распространённые примеры:

• свидетельства о рождении, браке, разводе и смерти;
• доверенности и нотариальные заявления под присягой;
• дипломы, учёные степени и академические выписки;
• справки об отсутствии судимости ФБР и штата;
• корпоративные документы и свидетельства о хорошей репутации компании;
• сертификаты происхождения и другие экспортные документы.

Точная требуемая версия документа важна не меньше, чем его тип. Свидетельство о рождении обычно должно быть надлежащей заверенной копией, а не простой фотокопией: во многих штатах нотариусам запрещено заверять копии некоторых актов гражданского состояния. Для диплома может потребоваться нотариально удостоверенная подпись сотрудника учебного заведения, а не сам диплом. Уточните требуемый формат у выдающего или принимающего органа до заказа документа.

Является ли апостиль тем же самым, что нотариальное удостоверение?

Нет, это два разных этапа. Нотариус заверяет подпись, принимает присягу или удостоверяет копию в зависимости от того, что допускает законодательство штата. Апостиль выдаётся впоследствии уполномоченным государственным органом и подтверждает подпись и официальный статус самого нотариуса, а не содержание документа.

Некоторые частные документы сначала нужно заверить у нотариуса, чтобы появилась нотариальная подпись, подлинность которой затем подтвердит апостиль. Документы, уже выданные непосредственно государственным органом (например, заверенное свидетельство о рождении), как правило, повторно у нотариуса заверять не нужно: в этом случае апостиль подтверждает подпись выдавшего органа. Нотариус не выдаёт апостили.

Кто выдаёт апостиль в США?

Нужный орган зависит от того, является ли документ документом штата или федеральным.

Документы, выданные штатом, а также документы, нотариально удостоверенные по законодательству штата, апостилирует уполномоченный орган этого штата, обычно Secretary of State или аналогичное ведомство. Документ, заверенный нотариусом во Флориде, проходит процедуру Флориды; заверенный в Нью-Йорке проходит процедуру Нью-Йорка.

Некоторые федеральные документы, включая справки об отсутствии судимости ФБР и другие документы федеральных ведомств, оформляются через Государственный департамент США. Отправка документа штата в федеральный орган (или наоборот) является одной из самых частых причин отказа и задержек.

Чего апостиль НЕ делает

Апостиль не подтверждает, что сведения в документе достоверны, не оценивает его юридическую силу и не гарантирует, что принимающий орган примет документ. Получатель может по-прежнему потребовать более свежую дату выдачи, определённый вид заверенной копии, заверенный перевод или другие подтверждающие документы. То, подлежит ли документ апостилированию, и то, является ли он нужным документом для вашей цели, не всегда один и тот же вопрос: стоит уточнить оба момента.

Истекает ли срок действия апостиля?

Сам сертификат апостиля обычно не имеет универсального срока действия. На практике «устареть» может актуальность самого документа для конкретной цели: многие консульства, суды и университеты требуют, чтобы свидетельство о рождении, справка о судимости или сертификат о хорошей репутации компании были выданы в течение недавнего периода, иногда всего три-шесть месяцев. Уточняйте требования принимающего органа к сроку давности документа до того, как заказывать документ или апостиль, а не после.

Нужен ли перевод апостиля?

Апостиль и перевод выполняют разные задачи: апостиль подтверждает подпись и полномочия, стоящие за документом, а перевод позволяет принимающей организации действительно понять его содержание. В зависимости от страны и процедуры может потребоваться заверенный или присяжный перевод самого документа, перевод сертификата апостиля, либо и то и другое, а порядок (сначала перевод или сначала апостиль) зависит от страны назначения. Уточните требуемый порядок у принимающей организации, прежде чем оплачивать любую из этих услуг.