Апостиль или консульская легализация: как понять, что нужно вашему документу

Апостиль и консульская легализация представляют собой два разных способа удостоверения документов для использования за рубежом. Правильная процедура зависит прежде всего от страны назначения, а также от типа документа, органа, который его выдал или удостоверил, и требований принимающей организации.

Если и США, и страна назначения являются участниками Гаагской конвенции об апостиле, соответствующий официальный документ США обычно удостоверяется апостилем. Если страна назначения не входит в конвенцию, документу может потребоваться более длительная процедура удостоверения и консульской легализации.

Коротко: сначала проверьте страну назначения, затем тип документа и орган, который его выдал. Только эти три фактора вместе определяют правильную процедуру, а не только первый из них.

Апостиль или легализация: быстрое сравнение

Эта таблица показывает основные различия. Ни один из вариантов сам по себе не гарантирует, что принимающий орган примет документ; оба варианта также зависят от типа документа и конкретных требований процедуры.

Что такое апостиль

Апостиль представляет собой удостоверение, выдаваемое уполномоченным государственным органом, которое подтверждает происхождение подписи или официальной печати на документе. Апостиль не проверяет достоверность содержания документа и не гарантирует, что принимающий орган его примет; он лишь подтверждает подлинность подписи, печати и официального статуса лица, выдавшего или удостоверившего документ. Апостиль используется между странами, участвующими в Гаагской конвенции 1961 года об апостиле, и заменяет собой более длинную цепочку консульских удостоверений, существовавшую до того, как эта конвенция объединила страны участницы.

Что такое консульская легализация

Консульская легализация используется, когда страна назначения не участвует в применимой процедуре конвенции об апостиле. Вместо единого удостоверения документ проходит цепочку заверений, которая может включать штат, выдавший или удостоверивший документ, федеральное ведомство и, наконец, консульство или посольство страны назначения в США. Каждое звено цепочки удостоверяет предыдущее, поэтому процедура обычно занимает больше времени и включает больше этапов, чем апостиль.

Почему страна назначения имеет решающее значение

Первый фактор, который определяет процедуру, это страна, где будет предъявлен документ. Если и США, и страна назначения являются участниками конвенции об апостиле, соответствующему официальному документу обычно требуется только апостиль. Если страна назначения не участвует в конвенции, либо конвенция не применяется к этим двусторонним отношениям, документу обычно требуется консульская легализация. Список стран участниц со временем меняется, поэтому перед началом любой процедуры стоит проверить актуальное участие страны, а не предполагать, что страна все еще входит, или уже не входит, в конвенцию, потому что так было несколько лет назад.

Почему тип документа тоже важен

Страна назначения не единственный фактор. Тип документа и орган, который его выдал или удостоверил, определяют, какое учреждение должно его заверить, и ошибка в этом вопросе является одной из самых частых причин отказа и задержек.

Документы, выданные штатом

Свидетельства о рождении, браке и разводе, Certificate of Status и некоторые заверенные корпоративные документы относятся к документам, выданным штатом. Они обычно проходят процедуру удостоверения того штата, который выдал документ, независимо от того, где сейчас проживает человек.

Нотариально удостоверенные частные документы

Доверенности, письменные заявления под присягой, разрешения на выезд несовершеннолетних и некоторые частные корпоративные решения относятся к нотариально удостоверенным документам. Компетентный орган обычно определяется штатом, в котором нотариус удостоверил документ, а не штатом проживания подписавшего.

Федеральные документы

Справки о несудимости FBI, некоторые документы федеральных ведомств и отдельные заверенные федеральные записи проходят федеральную, а не штатную процедуру удостоверения, независимо от страны назначения.

Три практических примера

1. Свидетельство о рождении для Испании: свидетельство о рождении, выданное во Флориде и предназначенное для Испании, обычно проходит процедуру апостиля Флориды, поскольку и США, и Испания участвуют в Гаагской конвенции об апостиле.
2. Доверенность для страны вне конвенции: доверенность, удостоверенная нотариусом во Флориде для использования в стране вне применимой процедуры конвенции об апостиле, может потребовать удостоверения во Флориде с последующими федеральными и консульскими этапами, в зависимости от требований этой страны.
3. Справка о несудимости FBI: справка о несудимости FBI является федеральным документом. Даже если страна назначения принимает апостили, процедура проходит не через орган штата Флорида; ее апостиль оформляется по федеральной процедуре.

Включает ли апостиль перевод?

Нет. Апостиль удостоверяет происхождение подписи или официальной печати; он не переводит документ. Принимающий орган может потребовать: отсутствие перевода, заверенный перевод, присяжный перевод, перевод, выполненный переводчиком, уполномоченным на местном уровне, либо перевод самого апостиля. Всегда уточняйте, кто вправе выполнять перевод, прежде чем заказывать его, поскольку переводчик, признанный в одной стране, может не быть признан в другой.

Частые ошибки

• Запрашивать апостиль штата для федерального документа.
• Отправлять документ в штат, где проживает клиент, вместо штата, который его выдал или удостоверил.
• Предполагать, что все страны принимают апостили.
• Оформлять консульскую легализацию без необходимости для документа из страны, участвующей в конвенции об апостиле.
• Не проверять, требует ли принимающий орган недавнюю копию документа.
• Переводить документ до подтверждения требуемого формата перевода.
• Предполагать, что апостиль гарантирует принятие документа.
• Использовать простую фотокопию там, где требуется заверенная копия.