Como apostilar documentos de compra e registro de uma embarcação

Identifique cada documento antes de dar entrada em qualquer trâmite

Antes de pensar em apostilas, faça um inventário do processo. Os documentos mais frequentes em uma compra e venda ou registro de embarcação americana são:

• Deletion Letter ou cópia federal certificada: evidência de que a embarcação foi baixada do registro federal dos EUA (emitida pelo National Vessel Documentation Center, NVDC).
• Título ou registro estadual: para embarcações que nunca foram documentadas em nível federal, ou que se registraram apenas junto ao estado.
• Bill of Sale particular notarizado: o contrato de compra e venda entre as partes, assinado perante notário.
• Liberação de hipoteca ou gravame (satisfaction of mortgage/lien): documento que confirma que não resta dívida registrada sobre a embarcação.
• Procurações e documentos societários de quem assina: quando quem assina age em nome de uma empresa ou por meio de procuração, o registro destinatário pode pedir prova dessa autoridade para assinar.

Onde cada um é apostilado

Aqui é onde mais se confundem os solicitantes, porque o mesmo processo pode ter peças em três níveis diferentes de autoridade:

• Um documento original ou certificado emitido pelo NVDC (como a Deletion Letter) é um documento federal, e sua apostila é emitida pelo Departamento de Estado dos EUA, não por um estado.
• Um título ou registro certificado pela autoridade estadual (por exemplo, o departamento de veículos motorizados ou a agência equivalente de um estado) segue o caminho de apostila daquele estado.
• Um Bill of Sale assinado perante notário é apostilado no estado onde esse notário tem comissão vigente, independentemente de onde a embarcação esteja fisicamente. Usar o formulário federal CG-1340 como modelo do Bill of Sale não o transforma automaticamente em documento federal para fins de apostila: ele continua sendo, em essência, um documento particular autenticado por notarização estadual.

Exemplo prático: um comprador apresenta um Bill of Sale no formato CG-1340, assinado e notarizado na Flórida, junto com uma Deletion Letter do NVDC. O Bill of Sale é apostilado na Flórida (caminho estadual, via a assinatura do notário); a Deletion Letter é apostilada em nível federal. São dois trâmites diferentes, perante duas autoridades diferentes, ainda que ambos os documentos descrevam a mesma embarcação.

Prepare corretamente o Bill of Sale desde o início

Antes de assinar, verifique se coincidem exatamente: o nome completo do comprador e do vendedor, o Official Number ou o Hull Identification Number (HIN) da embarcação, os percentuais de propriedade se houver mais de um dono, e a qualidade em que cada parte assina (a título pessoal, como representante de uma empresa, ou por meio de procuração). Complete o reconhecimento notarial no mesmo ato da assinatura e não altere o documento depois de assinado e notarizado: qualquer alteração posterior pode invalidar tanto a notarização quanto uma apostila já obtida.

Sequência recomendada para o processo completo

1. Reúna evidências da situação atual da embarcação: título ou registro vigente, e confirme se existe documentação federal ativa ou gravames registrados.
2. Se for o caso, solicite a Deletion Letter ao NVDC antes de avançar com o registro no exterior, já que muitos países a exigem para evitar o duplo registro.
3. Prepare e assine o Bill of Sale com a notarização correspondente, verificando os dados de identificação da embarcação.
4. Obtenha a liberação de qualquer hipoteca ou gravame registrado, se aplicável.
5. Identifique o caminho de apostila de cada documento (federal ou estadual) e tramite-o na jurisdição correspondente.
6. Traduza apenas o que o registro destinatário exigir, e apresente o processo completo sem alterar documentos já apostilados.

O que a apostila não comprova

A apostila não prova propriedade, não certifica navegabilidade, não confirma o pagamento de impostos nem garante a ausência de gravames sobre a embarcação. Ela apenas autentica a origem da assinatura ou do selo oficial indicado no documento apostilado. Se o registro estrangeiro exigir confirmar que a embarcação está livre de dívidas, essa confirmação vem dos títulos, registros e liberações de gravame correspondentes, não da apostila em si.

Erros comuns nesse tipo de processo

• Presumir que todos os documentos da embarcação são apostilados no mesmo lugar.
• Notarizar o original federal do NVDC pensando que assim facilita a apostila; o documento federal segue seu próprio caminho, sem notarização estadual intermediária.
• Apresentar um Bill of Sale com dados de identificação da embarcação (HIN ou Official Number) que não coincidem exatamente com o título ou o registro.
• Esquecer a liberação de gravame quando existiu uma hipoteca registrada, mesmo que já tenha sido paga informalmente.