Es gibt keine einzige Dokumentenliste, die für ganz Lateinamerika gilt. Das Zielland, die Produktart, die zuständige Aufsichtsbehörde und die Importform (Vertriebspartner, Direktverkauf, E-Commerce) bestimmen, welches Dossier ein US-amerikanisches Unternehmen vorbereiten muss, bevor es in der Region verkauft.
Bei der Vorbereitung eines Exportgeschäfts nach Lateinamerika empfiehlt es sich, die Dokumente in vier Gruppen zu unterteilen, denn jede belegt etwas anderes und folgt einem eigenen Weg: Unternehmensdokumente (belegen, dass das Unternehmen besteht und wer es vertritt), Produktzertifikate (belegen den regulatorischen Status in den USA), Dokumente des Handelsgeschäfts (begleiten die physische Sendung) und die US-Exportkontrolle (die ECCN-Klassifizierung des Produkts und, sofern zutreffend, die Einreichung der EEI im AES). Diese letzte Gruppe wird nicht apostilliert oder legalisiert: Es handelt sich um eine Compliance-Prüfung, die vor dem Verschiffen geklärt werden muss, kein öffentliches Dokument. Diese Kategorien als austauschbar zu behandeln, ist eine häufige Ursache für Zoll- und Regulierungsverzögerungen.
Der Importeur, die lokale Bank oder die ausländische Aufsichtsbehörde können ein Certificate of Status (Nachweis, dass die Gesellschaft besteht und aktiv ist), beglaubigte Kopien der Articles of Incorporation oder Organization, einen Nachweis der vertretungsberechtigten Person und notarielle Vollmachten für das Handeln im Zielland verlangen. Diese Dokumente belegen das Bestehen des Unternehmens und die Vollmacht der unterschreibenden Person; sie belegen nicht, dass ein bestimmtes Produkt in diesem Land rechtmäßig verkauft werden darf.
Certificate of Free Sale, Certificate to a Foreign Government (CFG) und Certificate of Exportability (COE) sind untereinander nicht austauschbar. Die regulatorische Kategorie des Produkts bei der FDA (oder einer anderen Behörde, je nach Produktart) und sein Vermarktungsstatus innerhalb der USA bestimmen, welches der drei infrage kommt. Zusätzlich zum Bundeszertifikat kann die Behörde des Importlands eine lokale sanitätsrechtliche Registrierung, Herstellerangaben, eine Liste der Modelle oder Produktvarianten sowie eine Kennzeichnung gemäß den örtlichen Vorschriften, mit oder ohne Übersetzung, verlangen.
Handelsrechnung, Packliste und Konnossement (Bill of Lading oder Airway Bill) erfüllen kaufmännische und zollrechtliche, keine regulatorischen Funktionen; die Handelsrechnung insbesondere benötigt fast nie eine Apostille, außer der Importeur verlangt sie ausdrücklich aus einem bestimmten Grund. Das Ursprungszeugnis verdient eine eigene Unterscheidung, denn nicht alle Ursprungszeugnisse sind gleich. Das präferenzielle Ursprungszeugnis wird verwendet, um einen ermäßigten oder null Zollsatz im Rahmen eines Freihandelsabkommens zu beanspruchen (etwa des T-MEC/USMCA), und muss die spezifischen Ursprungsregeln dieses Abkommens erfüllen. Das nicht präferenzielle Ursprungszeugnis ist dagegen eine allgemeine Erklärung über die Herkunft des Produkts, ohne Bezug zu einem Handelsabkommen; meist ist es dieses, das der Importeur oder der Zoll des Empfängerlands notariell beglaubigt oder apostilliert verlangt. Keines der beiden ersetzt ein Gesundheitszertifikat oder ein Certificate of Status; es handelt sich um eigenständige Dokumente, die innerhalb desselben Exportdossiers unterschiedliche Fragen beantworten.
Vor dem Verschiffen müssen viele Unternehmen einen zusätzlichen Schritt klären, der nichts mit Apostillen oder Legalisationen zu tun hat: die Einhaltung der US-Exportkontrollen. Dabei geht es meist um zwei Elemente. Erstens die Klassifizierung des Produkts mittels einer Export Control Classification Number (ECCN), die hilft festzustellen, ob der Artikel den Exportvorschriften des Handelsministeriums (EAR) unterliegt und ob je nach Zielland, Käufer oder Endverwendung eine Exportlizenz nötig ist. Zweitens, sofern die Sendung es verlangt, die Einreichung der Electronic Export Information (EEI) über das Automated Export System (AES); dies ist in der Regel erforderlich, wenn der Warenwert unter derselben Schedule-B-Nummer 2.500 US-Dollar für denselben Käufer in derselben Sendung übersteigt, oder wenn eine Exportlizenz benötigt wird, unabhängig vom Wert.
Bevor Sie Apostillen oder Legalisationen zusammenstellen, klären Sie, ob die Sendung Folgendes verlangt: die ECCN des Produkts bestimmen und ob eine EAR-Kontrolle des Handelsministeriums zutrifft; die EEI im AES einreichen, wenn der Wert je Schedule-B-Nummer 2.500 US-Dollar übersteigt oder die Sendung eine Exportlizenz benötigt. Es handelt sich um eine Compliance-Prüfung vor dem Verschiffen, die sich von den Unternehmens-, Produkt- oder Ursprungsdokumenten unterscheidet, die tatsächlich eine Apostille oder Legalisation benötigen können.
Diese Prüfung fällt meist in den Zuständigkeitsbereich der Logistikabteilung, des Spediteurs oder eines Spezialisten für Exportkontrolle, und sie sollte frühzeitig geklärt werden: Eine ausstehende ECCN-Klassifizierung oder eine fehlende EEI kann die Sendung im Ausgangshafen aufhalten, selbst wenn der Rest des Dossiers vollständig ist.
Weder die Apostille noch die beglaubigte Übersetzung sollten reflexartig vorbereitet werden. Sie sind nur nötig, wenn die empfangende Behörde oder der Importeur sie für ein bestimmtes Dokument ausdrücklich verlangt. Ein Dokument eines Bundesstaats (wie ein Certificate of Status aus Florida) wird im ausstellenden Bundesstaat apostilliert; ein Bundesdokument (wie bestimmte FDA-Zertifikate) folgt dem Bundesweg über das U.S. Department of State. Beide Wege zu vermischen oder Dokumente zu apostillieren, die der Importeur gar nicht apostilliert verlangt hat, kostet Zeit und Geld, ohne eine tatsächliche Anforderung zu erfüllen.
Angenommen, ein Unternehmen aus Florida möchte eine Reihe verpackter Lebensmittel über einen Vertriebspartner in Bogotá verkaufen. Der Vertriebspartner wird wahrscheinlich einerseits Unternehmensdokumente verlangen (ein aktuelles Certificate of Status und eventuell eine Vollmacht für die Person, die den Vertriebsvertrag verhandelt) und andererseits Produktdokumente. In dieser zweiten Gruppe ist das passende Zertifikat weder automatisch noch einheitlich: Die FDA stellt ihr eigenes Certificate of Free Sale nur für begrenzte Kategorien aus, etwa Nahrungsergänzungsmittel oder Lebensmittel für besondere diätetische Zwecke; für die meisten konventionellen verpackten Lebensmittel benötigt das Unternehmen in der Regel ein Certificate to a Foreign Government (CFG) der FDA oder häufig ein Certificate of Free Sale der Gesundheitsbehörde des Bundesstaats, in dem sich die Produktionsstätte befindet, was normalerweise eine gültige Betriebsregistrierung und eine aktuelle, ordnungsgemäße Inspektion voraussetzt, kein automatisches Verfahren. Hinzu kommen unabhängig davon die von der kolumbianischen Lebensmittelbehörde verlangte sanitätsrechtliche Registrierung und die Kennzeichnung nach deren Vorschriften, zusammen mit der ECCN des Produkts und, falls der Wert der Sendung es rechtfertigt, der EEI im AES. Für den physischen Versand werden außerdem Handelsrechnung, Packliste, Konnossement und, falls ein Handelsabkommen zutrifft und der Präferenzzoll angestrebt wird, ein präferenzielles Ursprungszeugnis benötigt; andernfalls kann ein nicht präferenzielles Ursprungszeugnis genügen. Jedes dieser Dokumente kann seine eigene Gültigkeitsdauer, sein eigenes Antragsverfahren und in manchen Fällen seinen eigenen Apostille-Bedarf haben; sie ohne Unterscheidung ihrer Herkunft in einem einzigen Vorgang zusammenzufassen, führt häufig zu vermeidbarer Verwirrung und Verzögerung.
Ein solches Dossier vorzubereiten ist selten Aufgabe einer einzigen Person im Unternehmen. Die Rechtsabteilung oder der registered agent kann die Unternehmensdokumente verwalten; die Qualitäts- oder Regulierungsabteilung die Produktzertifikate; und die Logistikabteilung oder der Spediteur die Versanddokumente. Diese Bereiche von Anfang an zu koordinieren und allen die genaue vom Importeur verlangte Liste mitzuteilen, verringert das Risiko, dass ein Dokument erst apostilliert eintrifft, fünfzehn Tage nachdem die Sendung den Hafen bereits verlassen hat.
Auch wenn Kolumbien, Mexiko, Peru, Chile und andere Länder eine Sprache und teilweise ähnliche Handelsabkommen teilen, hat jedes Land seine eigene Gesundheitsbehörde, eigene Formulare und häufig unterschiedliche Gültigkeitsfristen für Dokumente. Ein Certificate of Status, das in einem Land mit sechs Monaten Alter akzeptiert wird, kann in einem anderen Land abgelehnt werden, das eine kürzere Frist verlangt. Die aktuell gültige Liste für jedes Zielland zu bestätigen, statt die Liste eines vorherigen Landes wiederzuverwenden, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um Zollbeanstandungen zu vermeiden.
Ein wiederkehrendes Problem in Exportdossiers ist, dass der Unternehmensname im Certificate of Status, in der Handelsrechnung, im Ursprungszeugnis und in der Übersetzung des Produktzertifikats leicht unterschiedlich erscheint, etwa mit oder ohne „LLC", mit unterschiedlichen Bindestrichen oder einer abweichenden Transliteration des Produktnamens. Der Zoll oder die Gesundheitsbehörde kann das Dossier deswegen beanstanden, selbst wenn jedes einzelne Dokument für sich gültig ist. Bevor Sie das vollständige Dossier versenden, prüfen Sie, ob der rechtliche Name des Unternehmens und der Produktname in allen Dokumenten exakt gleich geschrieben sind.
Die Bearbeitungszeiten für Unternehmenszertifikate, Produktzertifikate, Apostillen und Übersetzungen unterscheiden sich je nach Behörde, Jahreszeit und aktuellem Antragsvolumen. Besteht eine feste Versandfrist, empfiehlt es sich, die Vorbereitung des Dossiers mehrere Wochen im Voraus zu beginnen und die aktuell geltenden Fristen direkt bei jeder Behörde zu bestätigen, statt von einer festen Bearbeitungsdauer aus früheren Erfahrungen auszugehen.
Die meisten dieser Dokumente (Unternehmenszertifikate, Produktzertifikate, Ursprungszeugnisse) laufen nicht nach einer festen Regel der ausstellenden Stelle ab, doch der Importeur oder die ausländische Behörde legt meist eine eigene maximale Altersgrenze fest. Klären Sie vor Beantragung eines Dokuments, wie lange es für das konkrete Verfahren als gültig akzeptiert wird, damit es nicht abläuft, während die übrigen Schritte des Dossiers noch abgeschlossen werden.
Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie uns Ihren konkreten Fall, und wir gehen ihn gemeinsam mit Ihnen durch.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Integramerica ist keine Rechtsanwaltskanzlei und erteilt keine Rechtsberatung. Anforderungen und endgültige Annahme liegen bei der empfangenden Behörde.
Senden Sie uns das Zielland und eine gut lesbare Kopie. Wir helfen Ihnen, den passenden Weg für Dokument, Apostille oder Übersetzung zu bestimmen.
