Доверенность из США для Колумбии: консульство, нотариус и апостиль

Специальная и генеральная доверенность

Специальная доверенность ограничивается одним или несколькими конкретными действиями и обычно именно её просят банки, нотариальные конторы и опекунские органы: продать определённую недвижимость, представлять кого-то в конкретном наследственном деле, снять средства с указанного счёта или подписать договор купли-продажи уже определённого в доверенности имущества. Генеральная доверенность даёт поверенному право действовать в широком круге вопросов и в силу такого объёма полномочий обычно должна оформляться в Колумбии как публичный нотариальный акт или его признанный за рубежом эквивалент, а не в виде простой нотариальной формы.

Апостиль не исправляет неполный текст доверенности и не подтверждает достаточность предоставленных полномочий. Он лишь удостоверяет происхождение подписи и статус должностного лица, которое её заверило. Если текст доверенности неточно описывает действие, имущество или счёт, колумбийское учреждение вправе отклонить документ, даже если апостиль полностью в порядке.

Что должен содержать текст доверенности перед подписанием

Именно формулировка доверенности чаще всего становится причиной отказа, а не сам апостиль. Прежде чем записываться к нотариусу или в консульство, уточните у того, кто примет документ в Колумбии (нотариальная контора, банк, опекунский орган, суд или реестр), что должно быть в тексте:

• Полные данные доверителя и поверенного, включая номера удостоверений личности или паспорта.
• Точное описание имущества, счёта, дела или процедуры, в отношении которых будет действовать поверенный (адрес объекта недвижимости, регистрационный номер, номер счёта, номер дела, в зависимости от ситуации).
• Явно перечисленные полномочия: в Колумбии для некоторых действий, таких как продажа, залог или мировое соглашение, доверенность должна прямо их называть, общей формулировки недостаточно.
• Срок действия и, если применимо, условия отзыва.
• Если доверитель хочет, чтобы доверенность действовала и за пределами Колумбии, это стоит прямо указать в тексте.

Маршрут 1: признание подписи в консульстве Колумбии

Доверитель может обратиться в консульство Колумбии в США, чтобы признать свою подпись, а в некоторых случаях оформить документ напрямую у консула, который выполняет нотариальные функции для колумбийских граждан и, по отдельным процедурам, для иностранцев. Этот путь обычно требует испанского языка, а в некоторых консульствах документ нужно приносить неподписанным, чтобы подпись поставили в присутствии должностного лица; подписание заранее может обернуться необходимостью повторить всю процедуру. Главное практическое преимущество этого маршрута в том, что документ, признанный колумбийским консульством, обычно не требует дополнительного апостиля в США, поскольку само консульство действует как колумбийский орган власти. У каждого консульства (Вашингтон, Нью-Йорк, Майами, Чикаго, Хьюстон, Лос-Анджелес и другие) могут быть немного разные требования к записи, сопроводительным документам и формам, поэтому точный порядок стоит уточнить в том учреждении, к которому вы относитесь по юрисдикции, прежде чем туда обращаться.

Маршрут 2: американский нотариус и апостиль штата

Когда обращение в консульство неудобно, из-за расстояния, доступности записи или срочности, доверенность можно подписать у нотариуса, уполномоченного в одном из штатов США, а затем апостилировать. Важно понимать, что нотариальная система США децентрализована: каждый нотариус получает полномочия от конкретного штата, и апостиль нужно оформлять именно в этом же штате, как правило, в офисе Secretary of State или эквивалентном органе. Флорида не апостилирует нотариальные подписи, поставленные нотариусом, уполномоченным в другом штате, и ни одно ведомство, ставящее апостиль, не принимает фотокопию вместо оригинала документа с подписью и печатью нотариуса, поставленными чернилами. Правильная последовательность такова: (1) определить, в каком штате уполномочен нотариус, который будет подписывать документ, (2) подписать доверенность у этого нотариуса, и (3) отнести нотариально удостоверенный оригинал в орган апостилирования именно этого штата.

Официальный перевод и отправка в Колумбию

Если доверенность составлена на английском языке, колумбийское учреждение-получатель почти всегда попросит официальный перевод на испанский, выполненный переводчиком, признанным по правилам именно этого учреждения (у нотариальной конторы, банка или суда могут быть разные критерии относительно того, кто вправе переводить). Разумная практика, сначала апостилировать документ на языке оригинала, а перевод подготовить уже потом, оставив его как приложение, которое сопровождает, но не заменяет апостилированный оригинал. Сохраняйте апостиль скреплённым или физически присоединённым к документу именно так, как его выдал орган-эмитент: не разделяйте страницы, не скрепляйте их заново в другом порядке и не сканируйте комплект, предварительно разобрав его, поскольку некоторые колумбийские учреждения проверяют, что пакет не был нарушен.

Частые ошибки, которые задерживают использование доверенности

• Подписывать доверенность до назначенной встречи, когда консульство или закон требовали подписания в присутствии должностного лица.
• Использовать общие формулировки полномочий, когда действие (продажа, залог, мировое соглашение) требует их прямого указания.
• Апостилировать документ в штате, отличном от того, где уполномочен подписавший его нотариус.
• Отправлять фотокопию или распечатанный PDF вместо оригинала с физическим апостилем.
• Переводить документ, не уточнив заранее, какого переводчика принимает получающее учреждение.
• Пропускать точное описание имущества, счёта или дела, к которому относится доверенность.