Un Certificate of Origin richiede apostille o legalizzazione consolare?

Un Certificate of Origin dichiara l’origine commerciale della merce in un’operazione di esportazione. Il modo in cui tale origine viene determinata dipende dal prodotto, dalle regole applicabili e, in alcuni casi, da un accordo di libero scambio. Alcuni Paesi, acquirenti, banche o autorità doganali richiedono un Certificate of Origin certificato da una camera di commercio. Alcune operazioni possono inoltre richiedere l’autenticazione notarile, l’apostille, un’ulteriore autenticazione o la legalizzazione consolare. Non esiste un unico percorso valido per ogni Certificate of Origin.

Cos’è esattamente un Certificate of Origin?

Il Certificate of Origin è un documento commerciale che dichiara il Paese di origine della merce di una spedizione. Determinare tale origine, tuttavia, non è semplice come individuare dove il prodotto è stato assemblato o confezionato. Secondo la International Trade Administration (ITA) statunitense, le regole di origine variano a seconda del prodotto, dell’autorità doganale del Paese importatore e, quando applicabile, dell’accordo commerciale in base al quale si richiede un beneficio tariffario. Tra i criteri più comuni figurano la trasformazione sostanziale, il cambio di classificazione doganale e il contenuto di valore regionale. Due spedizioni apparentemente simili possono quindi ricevere determinazioni di origine diverse.

Il Certificate of Origin è inoltre un documento diverso da un atto notarile o da un atto di stato civile. Per questo motivo la sua autenticazione non segue automaticamente lo stesso percorso di una procura o di un certificato di nascita: talvolta è sufficiente la firma dell’esportatore, talvolta serve la certificazione di una camera di commercio, e talvolta è necessario un ulteriore passaggio di apostille o legalizzazione.

Due tipi distinti di Certificate of Origin

Prima di pensare ad apostille o legalizzazione, conviene distinguere due documenti spesso confusi perché portano un nome simile:

• Certificato di origine generico o non preferenziale. Dichiara l’origine commerciale della merce quando lo richiede il Paese importatore, l’acquirente, la banca o una lettera di credito. Di per sé non conferisce alcun beneficio tariffario.
• Certificazione di origine di un accordo di libero scambio (FTA). Serve a richiedere benefici o preferenze tariffarie quando la merce soddisfa le regole di origine dell’accordo commerciale applicabile a quella specifica operazione.

Apostillare un Certificate of Origin non determina che il prodotto sia idoneo alle preferenze tariffarie previste da un accordo commerciale. Si tratta di una determinazione sostanziale distinta, che spetta all’esportatore, al produttore o a uno specialista di commercio estero, e non è un effetto dell’apostille.

L’apostille non certifica l’origine della merce

In altre parole, l’apostille certifica chi ha firmato o certificato il documento e a quale titolo ufficiale, non il contenuto commerciale che il documento descrive. Integramerica può coordinare l’apostille, la legalizzazione o la traduzione del certificato che Lei ci invia, ma non determina la regola di origine applicabile né sostituisce la valutazione di uno specialista di commercio estero o doganale.

Certificare l’origine e autenticare il documento: due cose diverse

Conviene distinguere due processi che avvengono in momenti diversi e che a volte vengono confusi:

• Certificare l’origine. Può comportare che l’esportatore o il produttore compili il documento e che una camera di commercio o un’altra organizzazione autorizzata lo certifichi, attestando che le informazioni le sono state presentate.
• Autenticare il documento. Il processo successivo mediante il quale una firma pubblica, una firma notarile o una certificazione può ricevere un’apostille o seguire una catena di legalizzazione, affinché il documento abbia validità formale davanti a un’autorità straniera.

Una camera di commercio e un’autorità di apostille svolgono funzioni distinte. Il fatto che una camera certifichi un Certificate of Origin non significa che il documento sia già apostillato, e un’apostille non sostituisce la certificazione di una camera di commercio quando è questa a essere richiesta dal destinatario.

Chi può richiedere il Certificate of Origin?

La richiesta di un Certificate of Origin può provenire da diverse parti dell’operazione, tra cui:

• L’autorità doganale del Paese importatore
• L’acquirente estero
• La banca che gestisce il pagamento
• Una lettera di credito
• Lo spedizioniere (freight forwarder)
• Una camera di commercio
• Un’autorità di regolamentazione
• Il distributore estero

La ITA raccomanda di iniziare dall’acquirente o importatore estero, oppure dallo spedizioniere, per stabilire con precisione quali documenti richiede quella specifica operazione. Ogni transazione può avere requisiti diversi, anche verso lo stesso Paese di destinazione.

I sei passaggi per individuare il percorso corretto

1. Identifichi il tipo di certificato necessario: un Certificate of Origin generico o una certificazione di origine legata a un FTA.
2. Confermi chi lo richiede: l’importatore, la banca, la dogana, la camera di commercio o un’autorità di regolamentazione.
3. Stabilisca chi deve firmarlo: l’esportatore, il produttore, un agente o un rappresentante autorizzato.
4. Verifichi se è richiesta la certificazione di una camera di commercio; non tutte le destinazioni richiedono la stessa certificazione.
5. Stabilisca se serve un’apostille o una legalizzazione, in base al Paese di destinazione e a come è stato certificato il documento.
6. Coordini la traduzione e la consegna, solo se richieste dall’autorità destinataria.

Esempi pratici

Solo camera di commercio. Un acquirente estero richiede un Certificate of Origin certificato da una camera di commercio, ma non richiede l’apostille. In questo caso, aggiungere un’apostille può essere superfluo e non velocizza la pratica.

Apostille necessaria. Un Paese aderente alla Convenzione dell’Aia richiede che il certificato di origine, già certificato o notarizzato, venga inoltre autenticato per uso ufficiale. Se il documento è idoneo, può seguire il relativo percorso di apostille.

Paese non aderente alla Convenzione dell’Aia. L’acquirente o l’autorità estera richiede una catena di autenticazione e legalizzazione consolare. In questo caso, un’apostille non sostituisce la procedura richiesta.

Errori comuni

• Apostillare il documento prima di confermare che l’importatore lo richieda realmente.
• Confondere il Certificate of Origin con il Certificate of Free Sale.
• Usare un certificato generico quando l’operazione richiede una certificazione FTA.
• Presumere che la camera di commercio “apostilli” il documento.
• Far autenticare un documento davanti a un notaio senza verificare se questo passaggio sia realmente necessario.
• Applicare la regola di origine sbagliata per il prodotto o l’accordo.
• Lasciare che la descrizione del prodotto differisca tra fattura, packing list e Certificate of Origin.
• Apostillare nella giurisdizione sbagliata.
• Tradurre prima di aver confermato il formato richiesto.
• Presumere che un’apostille garantisca lo sdoganamento.